疫情之下，企業(yè)IT外包策略及避坑指南

    今年由于疫情的影響，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，國(guó)際經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不明朗，致使很多企業(yè)資金緊張。然而面對(duì)消費(fèi)市場(chǎng)變化、企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)化以及企業(yè)精細(xì)化管理的不可逆浪潮，企業(yè)還需投入資金來(lái)繼續(xù)數(shù)字化、信息化的建設(shè)。后疫情時(shí)代，企業(yè)為了“活得更久一點(diǎn)”，開(kāi)始采取各種開(kāi)源節(jié)流的方法，于是，IT外包策略又成為業(yè)內(nèi)備受關(guān)注的話題。
    越來(lái)越多的企業(yè)傾向于將某些應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施和部分非核心系統(tǒng)運(yùn)維事務(wù)外包給IT運(yùn)維服務(wù)商。對(duì)企業(yè)的IT信息部門來(lái)說(shuō)，選擇IT外包服務(wù)，經(jīng)濟(jì)成本更低，產(chǎn)出更高，比自建IT團(tuán)隊(duì)好處更多。但是，技術(shù)外包行業(yè)由于其專業(yè)性，易于魚(yú)目混雜，稍有不慎，就會(huì)落入陷阱。
    在此之前，CIO發(fā)展中心也發(fā)表過(guò)《數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，如何在自建隊(duì)伍和外包之間選擇》，詳細(xì)分享了業(yè)內(nèi)大咖在外包策略方面的真知灼見(jiàn)。因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和IT建設(shè)的雙方面挑戰(zhàn)，企業(yè)不僅要選擇更具有經(jīng)濟(jì)效益的方法，更要嚴(yán)格考察合作對(duì)象，確保對(duì)方水平，并且在企業(yè)不同的發(fā)展階段，借鑒不同的外包模式，以提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
    企業(yè)不同發(fā)展階段，外包模式也不同
    企業(yè)成立初期：這些事可以外包
    工商注冊(cè)：行政手續(xù)可能是公司成立前比較頭疼的問(wèn)題，現(xiàn)在有很多第三方服務(wù)公司可以幫助創(chuàng)業(yè)者完成工商注冊(cè)、商標(biāo)注冊(cè)等工作。前提是要記得先核準(zhǔn)好公司資質(zhì)！
    部分人事外包：在公司創(chuàng)業(yè)初期沒(méi)有專職的HR，但公司內(nèi)的初期團(tuán)隊(duì)已經(jīng)形成，相應(yīng)人事工作還是比較繁雜，這時(shí)可以找一些人力資源機(jī)構(gòu)幫忙。他們?yōu)槠髽I(yè)代辦員工入職、離職、繳納社保/公積金等服務(wù)。
    財(cái)務(wù)管理：企業(yè)在初創(chuàng)時(shí)期，現(xiàn)金流比較簡(jiǎn)單，在稅收上也沒(méi)有很大的支出的話，公司的財(cái)務(wù)管理可以外包，由財(cái)務(wù)外包公司幫助初創(chuàng)企業(yè)處理賬目核算、工資管理、納稅申報(bào)等工作；同理，在選擇財(cái)務(wù)外包公司時(shí)，最好要記得審查其資質(zhì)。
    IT建設(shè)外包：初創(chuàng)公司唯一的目的是活下去，尤其是在前期開(kāi)拓市場(chǎng)的情況下。所以企業(yè)在創(chuàng)立初期，創(chuàng)業(yè)者要把每一分錢都花在刀刃上。而網(wǎng)絡(luò)作為當(dāng)今辦公不可或缺最為重要的組成部分，企業(yè)可借助IT服務(wù)商的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，幫助企業(yè)進(jìn)行初期的IT基礎(chǔ)規(guī)劃、設(shè)備選型與具體實(shí)施服務(wù)。部分企業(yè)將前期的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)交給裝修方一并處理，這是不可取的，裝修關(guān)注的用戶需求，但無(wú)法考慮用戶需求對(duì)設(shè)備性能的要求，往往導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)慢、無(wú)線不穩(wěn)定、信息點(diǎn)不到位、辦公協(xié)同差等，嚴(yán)重影響今后的辦公效率與用戶體驗(yàn)。
    企業(yè)發(fā)展期：這些事可以外包
    法務(wù)外包：發(fā)展擴(kuò)張期的企業(yè)面臨多種新的需求，勞動(dòng)政策、股權(quán)激勵(lì)、融資機(jī)會(huì)等，不斷變化的外部環(huán)境和法律規(guī)定使得企業(yè)在未有能力處理這些問(wèn)題之前，很有必要尋找法務(wù)外包服務(wù)。
    IT咨詢與IT外包：這時(shí)企業(yè)處于擴(kuò)張階段，各部門相應(yīng)成立，人員增多，企業(yè)開(kāi)始注重流程的建設(shè)與內(nèi)部協(xié)同，ERP/OA、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)共享、文檔加密、網(wǎng)絡(luò)安全、云辦公等需求應(yīng)運(yùn)而生，企業(yè)可引入IT服務(wù)商成熟的經(jīng)驗(yàn)與案例，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與投資。
    企業(yè)穩(wěn)定期：這些事可以外包
    獵頭服務(wù)：我們經(jīng)常看到很多公司為了尋找行業(yè)大咖而花費(fèi)很多心思，多方打聽(tīng)、重金求聘等；這樣比較有難度的招聘工作可以考慮外包給獵頭公司，通過(guò)有資源的獵頭公司接觸到更多行業(yè)資深人士，它們也能為企業(yè)客戶挖掘匹配度高的行業(yè)人才。
    法務(wù)外包：對(duì)于穩(wěn)定期的企業(yè)來(lái)說(shuō)，它涉及的法律問(wèn)題相對(duì)固定，管理層對(duì)其可能遇到的法律問(wèn)題也較為熟悉，日常的法律事務(wù)已逐漸成為一種常規(guī)的工作。對(duì)這些企業(yè)來(lái)說(shuō)，外聘法律顧問(wèn)主要會(huì)用于一些訴訟處理場(chǎng)合。
    IT運(yùn)維外包：企業(yè)進(jìn)入穩(wěn)定期，如何以更具競(jìng)爭(zhēng)力的成本應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)成為企業(yè)最為關(guān)注的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)。這時(shí)，IT系統(tǒng)相對(duì)成熟，日常的故障、維護(hù)需要專人進(jìn)行管理，企業(yè)通過(guò)自身聘請(qǐng)專人不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且犧牲了企業(yè)靈活用工，增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。企業(yè)通過(guò)IT運(yùn)維外包的方式，不僅降低運(yùn)營(yíng)成本，還有望得到更專業(yè)的服務(wù)，讓企業(yè)集中精力發(fā)展自身核心業(yè)務(wù)。
    常見(jiàn)的九種IT外包陷阱
    1、換提供商而不是解決根本原因
    IT領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到數(shù)字時(shí)代敏捷性的重要性，他們已經(jīng)制定了更短的外包合同——通常與多個(gè)提供商——保持靈活性和杠桿作用。但是，有些外包客戶過(guò)于關(guān)注更換供應(yīng)商，忽視了組織在互動(dòng)中所扮演的角色。IT服務(wù)買家應(yīng)該花時(shí)間充分理解他們?cè)诔晒Φ牟少?gòu)關(guān)系中所起的作用，而不是不假思索地指責(zé)服務(wù)提供商。
    2、專注于解決方案，而不是問(wèn)題
    IT領(lǐng)導(dǎo)者在簽署任何IT服務(wù)交易之前，需要投入時(shí)間來(lái)確定他們?cè)噲D解決的業(yè)務(wù)問(wèn)題或他們想要達(dá)到的結(jié)果。這意味著讓商業(yè)伙伴和用戶參與對(duì)話。這種做法可能表現(xiàn)在頻繁的變更請(qǐng)求，并且需要專門的專家資源來(lái)支付額外的費(fèi)用，這兩方面都會(huì)淡化商業(yè)案例并影響外包的信心。
    3、簽約創(chuàng)新
    公司正努力在動(dòng)態(tài)數(shù)字時(shí)代展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)，它們指望IT服務(wù)提供商提供幫助是很自然的。唯一的問(wèn)題是，寫一個(gè)顛覆的RFP幾乎是不可能的。在大多數(shù)情況下，真正限制創(chuàng)新的不是服務(wù)提供商而是企業(yè)。
    讓供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來(lái)并尊重他們的想法。創(chuàng)新來(lái)自為創(chuàng)新創(chuàng)造條件的領(lǐng)導(dǎo)層。你可能無(wú)法執(zhí)行所有的想法，但是沒(méi)有一個(gè)想法能夠抑制供應(yīng)商和客戶團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力。
    4、低估人的作用
    很多IT和業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者未能規(guī)劃外包環(huán)境所需的重大改變。因此，他們往往在實(shí)現(xiàn)預(yù)期的結(jié)果時(shí)會(huì)遇到嚴(yán)重的障礙。很多時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為當(dāng)前的組織可以處理新的服務(wù)交付模式，直到他們突然明白他們不能。
    確保關(guān)鍵員工有一個(gè)安全的過(guò)渡過(guò)程，制定再培訓(xùn)計(jì)劃，并根據(jù)需要引進(jìn)新人才是至關(guān)重要的。
    5、對(duì)轉(zhuǎn)型不夠重視
    從保留的IT組織轉(zhuǎn)移到服務(wù)提供商是外包業(yè)務(wù)中的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，需要大量的規(guī)劃和監(jiān)督。忽視轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的公司可能會(huì)遲遲得不到利益或遭到利益損失，利益相關(guān)者失去信心和支持導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷。
    外包客戶和提供商應(yīng)該在這樣的情況下開(kāi)始接觸--對(duì)基準(zhǔn)環(huán)境(包括流程、系統(tǒng)、服務(wù)水平、數(shù)量、合同和例外情況)有明確和一致的理解，并明確計(jì)劃知識(shí)轉(zhuǎn)移過(guò)程。
    IT領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該提前計(jì)劃交付周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，比如必須建立的技術(shù)、必須獲得的技術(shù)或需要招募的團(tuán)隊(duì)成員。最重要的是，他們應(yīng)該建立一個(gè)強(qiáng)大的過(guò)渡團(tuán)隊(duì)或能大事化小的計(jì)劃管理辦公室。
    6、通過(guò)服務(wù)級(jí)別協(xié)議(SLA)進(jìn)行管理
    服務(wù)水平協(xié)議詳細(xì)說(shuō)明了供應(yīng)商對(duì)服務(wù)類型和質(zhì)量的期望，并在未滿足要求時(shí)提供補(bǔ)救措施仍然是任何IT服務(wù)合同的關(guān)鍵組成部分。盡管經(jīng)過(guò)深思熟慮的服務(wù)水平協(xié)議是必要的，但它們不足以確保提供商在外包業(yè)務(wù)中的表現(xiàn)。
    “選擇和管理正確的服務(wù)水平是一個(gè)關(guān)鍵的過(guò)程，一個(gè)活躍的過(guò)程。這不是一撮而就的”。IT服務(wù)買家必須在合同的整個(gè)生命周期中評(píng)估并尋找改進(jìn)方法。
    7、治理方面投入不足
    必須擁有一個(gè)強(qiáng)大的治理模型和框架，包括服務(wù)交付管理團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)涉眾、管理人員和供應(yīng)商管理團(tuán)隊(duì)。否則將會(huì)導(dǎo)致內(nèi)斗，服務(wù)退化，需求得不到滿足以及成本超支。
    此外，IT領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該注意到，外包關(guān)系早期階段的治理模式和框架需要發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)穩(wěn)態(tài)管理。
    8、依靠外包模板
    “IT領(lǐng)導(dǎo)者永遠(yuǎn)不應(yīng)該服從另一個(gè)組織的方法。相反，他要確保有深思熟慮的組織需求，并認(rèn)真思考如何規(guī)劃和指定外包交易，以為其獨(dú)特情況增值。外包最佳實(shí)踐需要確定企業(yè)的正確范圍，財(cái)務(wù)框架和風(fēng)險(xiǎn)狀況，及確定其目標(biāo)、目的和文化。”
    9、對(duì)條款和條件采取強(qiáng)硬手段
    在外包談判期間堅(jiān)持過(guò)分嚴(yán)格的條款可能會(huì)影響供應(yīng)商的商業(yè)模式，并拖累客戶。例如，某些合同原則對(duì)價(jià)格有直接影響。所以在簽約時(shí)，談判的目標(biāo)應(yīng)該是確保與組織的要求保持一致，而不是讓供應(yīng)商處于最緊張的狀態(tài)。
    企業(yè)選擇IT外包的七點(diǎn)戰(zhàn)略分析
    外包能帶來(lái)成熟的經(jīng)驗(yàn)、高效率的方法與成本的降低，但同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)關(guān)注其風(fēng)險(xiǎn)并審查外包公司的專業(yè)程度。首先是信息安全的風(fēng)險(xiǎn)，任何企業(yè)都有商業(yè)秘密，把IT系統(tǒng)尤其核心信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和維護(hù)外包給IT服務(wù)提供商后，如何保證企業(yè)的商業(yè)秘密文件不被泄露出去是一個(gè)關(guān)鍵考慮的因素。因此，在外包時(shí)CIO既要謹(jǐn)慎又要積極防范風(fēng)險(xiǎn)。
    減少核心業(yè)務(wù)外包。根據(jù)調(diào)查，企業(yè)信息泄露的80%來(lái)自企業(yè)內(nèi)部，例如來(lái)自對(duì)公司或領(lǐng)導(dǎo)不滿的員工等。公司在決定IT外包之前，必須確定外包的部分包含的公司數(shù)據(jù)量較少。因此，外包是否會(huì)泄露公司信息取決于外包的業(yè)務(wù)內(nèi)容。
    明確合同信息。有些外包商為了促成生意，通常很快就讓CIO簽合同，而且許諾以后有需求可隨時(shí)聯(lián)系、隨時(shí)改動(dòng)。這時(shí)候合同可以簽，但一定要在合同上體現(xiàn)以下幾點(diǎn)：1）明確退出機(jī)制、限制機(jī)制，例如在合同期內(nèi)，發(fā)包方不準(zhǔn)另找軟件開(kāi)發(fā)商。2）明確驗(yàn)收與支付標(biāo)準(zhǔn)。3）后期維護(hù)內(nèi)容，合同里一定要明確后期可能會(huì)產(chǎn)生哪些費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是什么等等。4）明確收回的權(quán)力，運(yùn)維要求高或頻繁的項(xiàng)目外包時(shí)，一定要標(biāo)明項(xiàng)目“回包”機(jī)制，就是收回項(xiàng)目自主運(yùn)營(yíng)。簽訂合同時(shí)就需要掌握四大關(guān)鍵詞：SOW（工作說(shuō)明書(shū)）、KPI、獎(jiǎng)罰以及特別條款。合同越細(xì)，日后管理也就越輕松。
    制定外包工作進(jìn)行期間的規(guī)范，例如，不得攜帶存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入工作場(chǎng)地等。
    法規(guī)制約。檢查外包公司是否遵循數(shù)據(jù)隱私法案和特殊行業(yè)法規(guī)，例如薩班斯法案、HIPPA、ISO20007等。
    技術(shù)保證。檢查外包供應(yīng)商是否具備保障信息安全的技術(shù)條件。
    保密政策。公司在選擇外包供應(yīng)商之初，應(yīng)該首先查看外包供應(yīng)商的保密政策，并在外包合同中明確保密協(xié)議和信息泄露后的責(zé)任歸屬。
    外包商的選擇。在確定外包商前要做好調(diào)查，包括商家規(guī)模、經(jīng)驗(yàn)、信譽(yù)等。在外包商的選定上，最好篩選出兩三家，營(yíng)造一個(gè)有競(jìng)爭(zhēng)性的環(huán)境。